Dane osobowe

Każda firma przetwarza dane osobowe. Klienci, pracownicy, kontrahenci, kandydaci do pracy – ich dane trafiają do systemów, są przekazywane podwykonawcom, przechowywane w różnych lokalizacjach, wykorzystywane do marketingu. RODO nakłada na przedsiębiorców obowiązek nie tylko zgodności formalnej, ale realnego kontrolowania, kto, kiedy i po co ma dostęp do danych osobowych. Konsekwencje naruszeń to nie tylko sankcje finansowe od PUODO, ale także roszczenia osób, których dane wyciekły, oraz utrata reputacji.

Problem w tym, że RODO to ramy ogólne. Każda branża ma swoją specyfikę przetwarzania danych – e-commerce inaczej zarządza danymi klientów niż agencja reklamowa, SaaS inaczej niż firma produkcyjna, pracodawca inaczej niż rekruter. Skuteczne wdrożenie RODO wymaga zrozumienia zarówno przepisów, jak i realnych procesów biznesowych, w których dane funkcjonują.

Dlaczego my?

RODO to nie tylko kwestia dokumentacji – to przede wszystkim zrozumienie, jak firma faktycznie przetwarza dane i gdzie leżą obszary ryzyka. Nasze podejście polega na analizie rzeczywistych procesów biznesowych i dopasowaniu rozwiązań do specyfiki działalności klienta, a nie powielaniu szablonowych dokumentów.

Wdrażamy pełną dokumentację regulującą administrowanie i przetwarzanie danych osobowych – od rejestrów czynności przetwarzania, przez klauzule informacyjne, po polityki i procedury wewnętrzne. Analizujemy zgodność z przepisami sektorowymi, identyfikując wymagania specyficzne dla branży klienta. Prowadzimy audyty zgodności dokumentacji oraz procesów przetwarzania danych, wskazując luki i obszary wymagające poprawy. Szkolimy pracowników z zakresu ochrony danych osobowych, dostosowując zakres szkolenia do ich ról w organizacji.

W bieżącym doradztwie wspieramy w interpretacji przepisów RODO w kontekście konkretnych działań biznesowych – kampanii marketingowych, wdrożeń nowych systemów IT, współpracy z podwykonawcami, transferów danych poza EOG. Doradzamy w sytuacjach incydentów bezpieczeństwa (data breach), pomagając w ocenie obowiązku notyfikacji i zarządzaniu komunikacją z PUODO i osobami, których dane dotyczą. Reprezentujemy w postępowaniach przed PUODO oraz w sporach z osobami dochodzącymi roszczeń związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Zakres wsparcia

Wdrożenia i audyty:

• Wdrażanie kompleksowej dokumentacji regulującej administrowanie i przetwarzanie danych osobowych
• Opracowanie rejestrów czynności przetwarzania (ROPA) odzwierciedlających procesy biznesowe
• Przygotowanie klauzul informacyjnych dla różnych kanałów komunikacji (formularze, rekrutacja, sprzedaż, marketing)
• Projektowanie polityk i procedur wewnętrznych dotyczących przetwarzania danych
• Przygotowanie umów powierzenia przetwarzania danych z procesorami
• Analiza zgodności z przepisami sektorowymi
• Audyt zgodności dokumentacji oraz procesów przetwarzania danych – identyfikacja luk i ryzyk
• Ocena prawidłowości podstaw prawnych przetwarzania danych
• Audyt zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych
• Szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych dla pracowników, zarządów i działów IT

Bieżące doradztwo:

• Interpretacja przepisów RODO i ich stosowanie do konkretnych przypadków biznesowych
• Doradztwo przy nowych projektach wymagających oceny wpływu na ochronę danych
• Wsparcie w realizacji praw osób, których dane dotyczą
• Doradztwo w zakresie transferów międzynarodowych danych osobowych
• Ocena zgodności działań marketingowych z wymogami ochrony danych osobowych
• Doradztwo w zakresie cookies, profilowania i marketingu behawioralnego
• Wsparcie w reagowaniu na naruszenia ochrony danych osobowych
• Notyfikacje do UODO i komunikacja z osobami, których dane dotyczą
• Reprezentacja w postępowaniach przed Prezesem UODO
• Reprezentacja w sprawach sądowych dotyczących ochrony danych osobowych i roszczeń odszkodowawczych